Sistema de gestión documental Quipux - Subrogación, 2021/01/22

 

El Sistema de Gestión Documental Quipux, permite manejar la Subrogación, para lo cual debe coordinar con DTIC

La subrogación de puesto es el acto de sustituir una persona por otra ante unas obligaciones o derechos, de manera que el nuevo titular se comprometerá con el cumplimiento de todas las funciones encomendadas.

En la UCE este proceso se maneja mediante el Sistema de Gestión Documental UCE, para lo cual se solicitará al encargado (Administrador) se realice este proceso dentro del sistema, además dicho proceso se ejecuta solo y exclusivamente para cargos de Autoridades (Rector, Vicerrectorados, Direcciones Académicas y Departamentales). Los requisitos que se deben adjuntar mediante mail u oficio para este propósito son:

 

• Documento oficial que valide el encargo o subrogación de puesto.
• Nombres, Apellidos, Cédula y Cargo de la Persona Subrogada.
• Nombres, Apellidos, Cédula y Cargo de la Persona Subrogante.
• Fecha de Inicio de la Subrogación.
• Fecha Fin de la Subrogación.

 

En la página del Mintel se explica la funcionalidad

¿Qué es la subrogación?

"El objetivo de la funcionalidad de Subrogación es que el subrogado visualice una carpeta compartida con el subrogante para que este pueda atender los documentos.

Instructivo de uso

Este instructivo obedece a la necesidad de emitir documentos a nombre del “Usuario A” quien es el “Subrogado” durante el tiempo que se ausenta, en vista que el “Usuario A” antes de su salida emitirá documentos, los mismos que deben ser respondidos al mismo nombre del remitente. De la misma manera el “Usuario C”, quien es el “Subrogante”, emitirá documentos como Encargado, los mismos que deben ser respondidos a nombre del “Usuario C”.

Al “Usuario A”: No se realiza ningún cambio en sus datos.
El AIQ deberá habilitar la subrogación de la siguiente forma:
En la funcionalidad de “Administración / Usuarios Internos” dar clic en la opción «Crear subrogación de Cargo»
En la pantalla que aparece, buscar al “Usuario A” y dar clic en el botón “Subrogado”
Luego, en la misma pantalla, buscar al “Usuario B” y dar clic en el botón “Subrogante” Si el área del “Usuario B” es diferente al área del “Usuario A”, el “Usuario B” podrá subrogar sólo si es jefe de área.
Registrar el rango de fechas informativas, que indican la duración de la subrogación y “Grabar”.

Al realizar la creación de subrogación el sistema realiza las siguientes acciones:

• Crea automáticamente un nuevo “Usuario C” (el administrador no debe crear un usuario adicional).
• El “Usuario C” se creará en la misma área del “Usuario A”.
• Activa automáticamente la compartición de bandeja de recibidos del “Usuario A” con el “Usuario C” (Bandeja compartida).
• En el campo “Puesto” del “Usuario C”, se pone: El cargo del “Usuario A” más la palabra «Encargado». Ejemplo: Director Financiero, Encargado.
• Cuando el “Usuario B” ingrese al sistema, en la parte superior tendrá 2 cuentas de usuario. La primera cuenta, es el usuario con cargo oficial y la segunda es el usuario con cargo subrogante.

Se deberá tomar las siguientes consideraciones: 

• El AIQ no debe cambiar el cargo del “Usuario A”, ni del “Usuario B”
• El AIQ no debe cambiar el área del “Usuario A”, ni del “Usuario B”
• El AIQ no debe inactivar al “Usuario A”, ni al “Usuario B”

Una vez terminada la subrogación, el AIQ deberá desactivarla de la siguiente manera:

• En la funcionalidad “Administración / Usuarios Internos” dar clic en la opción “Desactivar Subrogación de Cargo”
• En la pantalla que aparece, buscar por nombre del “Usuario A” o del “Usuario B”.
• En el registro que aparece con los nombres del subrogado y subrogante, dar clic en el botón “Desactivar”.

Al realizar la desactivación de subrogación, el sistema realiza las siguientes acciones:

• Se inactiva el “Usuario C”, y por consecuencia deja de tener activa la bandeja compartida del “Usuario A”.
• Todos los documentos de cada una de las bandejas del “Usuario C” pasan a las bandejas correspondientes del “Usuario A”.
• El “Usuario B” tendrá una sola cuenta con su cargo oficial."

 

 

Adelante con la utilización de esta funcionalidad