La necesidad de implementar un
sistema de gestión documental en la Universidad Central del Ecuador (UCE) surge
debido a la dificultad de administración y almacenamiento de documentos.
La documentación es una parte
fundamental de gran importancia dentro de una organización o entidad, ya que en
ella encontramos información histórica detallada de las actividades que se
realizan dentro de la misma.
La gestión documental demanda
una excelente comunicación entre las partes que integran la organización,
además del conocimiento de cada trámite que en ella se realiza, esta consume
recursos materiales y humanos, los mismos que pueden llegar a afectar la
productividad de la organización.
Sin una herramienta que
facilite estas operaciones se dificulta de gran manera la correcta
administración del flujo documental de una entidad, Para solventar esta
necesidad, el presente proyecto integrador busca incorporar herramientas
informáticas y tecnológicas a la administración y gestión documental dentro de
la UCE.
Actualmente existen varias
herramientas de gestión documental tanto de software libre como propietario,
sin embargo, en el actual gobierno la Secretaria Nacional de la Administración
Pública, pone a disposición de instituciones públicas el sistema de gestión
documental Quipux, el cual permite el registro, control, circulación y
organización de documentos digitales y/o físicos que se envían o reciben en una
institución.
Sistema de gestión documental
Quipux
Quipux es el sistema de
gestión documental utilizado dentro del sector público para elaborar memorando,
oficios, circulares y todo lo que implica comunicación formal dentro y fuera de
la institución.
La plataforma fue modificada a
partir del sistema de gestión documental ORFEO, el cual utiliza tecnologías y
estándares abiertos. La Subsecretaría de Gobierno Electrónico efectuó
modificaciones a la versión original adaptándolas a las necesidades de gestión
documental de las entidades de la Administración Pública Central.
En QUIPUX se incluye la firma
electrónica de los documentos generados en el sistema. En el acuerdo
ministerial 718 de la Presidencia de la República, de 11 de mayo de 2009, se
especifica que el sistema QUIPUX será utilizado por entidades que pertenecen a
la Administración Pública Central, por tal razón la Subsecretaría de Gobierno
Electrónico, apoyará en la implantación, soporte y capacitación a las
instituciones.
Los sistemas de información
para gestión documental se han convertido en herramientas básicas para soportar
el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales
y/o impresos que se envían y reciben en una organización.
El presente documento abarca la guía necesaria para que el usuario final de Bandeja de Entrada de una institución pueda utilizar el Sistema de Gestión Documental UCE, realice el registro de documentos externos que llegan en forma física a la institución y dirección en al área correspondiente para el respectivo trámite interno.
Ingreso a Gestión Documental UCE
Flujo Registro de Documentos
Manual de Usuario Gestión Documental
Video de referencia
Como referencia, se desarrolló un proyecto de titulación en el año 2015, con el apoyo de DTIC.
No hay comentarios.:
Publicar un comentario
Nota: sólo los miembros de este blog pueden publicar comentarios.