Sistema de gestión documental Quipux - Firma Electrónica, 2021/06/28

 

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En la publicación Sistema de gestión documental Quipux - Pruebas de Firma Electrónica, 2021/01/26 se informó del proceso desarrollado para poder implementar y el Equipo de DTIC continuó trabajando para que este operativo.

A partir del 2021/06/28 el Sistema de gestión documental Quipux estará disponible con Firma Electrónica, se deshabilita la Firma Digitalizada.

 

Por favor revise:Preguntas frecuentes Firma electrónica Ecuador

 

El procedimiento para Firmar Electrónicamente los documentos oficiales dentro del Sistema de Gestión Documental Quipux UCE, mediante token o archivo será el siguiente:

• El acceso es por https://gestiondocumental.uce.edu.ec/
  

• Una vez realizadas las funciones de crear "nuevo" o "responder" un documento mediante Quipux, se procederá a "Firmar y Enviar" el documento seleccionano la opción 

 

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• En la pantalla presione firmar aqui, debe estar instalado el token o el archivo. Le solicitará la contraseña
  

 

 

• Se presenta un mensaje 
  

• Firmado el documento con Quipux-FirmaEc, ya no se presenta en la Carpeta "Por Imprimir"
• Puede revisar en la bandeja de enviados, el documento Firmado Electrónicamenre en Quipux se presenta con una llave a la izquierda. 
  

 

 

 

El aplicativo FirmaEC,  deberá ser instalado en su equipo oportunamente.

 

En la parte superior derecha puede abrir el Menú, para que instale FirmaEC, de acuerdo a la configuración de su equipo

 

 

 

 

El 2021/06/23 se realizó la capacitación a los Técnicos informáticos de las Facultades.

 

El 2021/06/25 se realizará la capacitación a diferentes Áreas 

 

El 2021/06/27  se realizará la puesta en producción de Quipux con Firma Electrónica, el sistema no estará disponible.

 

Se asignará a todos los ucuarios que disponen de Firma Electrónica en archivo. Si tiene token, por favor contacte con Informático de su Facultad o Dependencia para que actualice en sistema a partir del día lunes 28 a fin de que pueda utilizar.

 

Si no tiene Firma Electrónica, si disponía ya no se presenta el documento con firma digitalizada  y puede continuar utilizando. 

 

 

Sugerencias

Revise que tenga habilitado ventanas emergentes, se presenta mensaje que debe contestar. Usualmente en parte superior derecha de navegador.

Cada vez que firme el sistema le solicitará contraseña, el Equipo de DTIC continúa trabajando para ubicar opción de guardar contraseña, se autentifica una vez al inicio de la sesión y se mantiene. La activación de este servicio debe ser a solicitud del dueño de la firma. Es una medida de seguridad

En el navegador no despliega ventana emergente para firmar. R = Verificar que este permitido las ventanas emergentes en el navegador.

Al momento de firmar se presenta el mensaje de "No se encontraron documentos para firmar". R = Esto sucede cuando el usuario abre varias veces la venta emergente para firmar y se pierde la clave JWT con la que trabaja la Firma electrónica, por lo tanto, debe esperar 10min para volver a enviar ese documento.

Verificar que se tenga la última versión de FirmaEc (2.9.0).

Validar navegadores, eliminando cookies y cache. También se puede cambiar de versión de mozilla a la versión 79.

 

No está habilitado Firma Electrónica para Personas fuera de la UCE

 

 

Sistema de gestión documental Quipux - Respaldo de Documentos

Equipo de DTIC ha investigado la configuración de esta funcionalidad y luego de superar las pruebas se ha actualizado el aplicativo Gestión Documental Quipux ,con la opción para solicitar el respaldo de documentos. 

 

 

 

Una vez ingresado al sistema validando su usuario y contraseña, dentro de las opciones encontrará la bandeja de Administración, la misma que le permite acceder al Módulo a través del cual podrá solicitar su respaldo de documentos.

 

 

 

 

 

El procedimiento es el siguiente:

Cliente interno, solicita respaldo por aplicativo Quipux.
Administrador del Sistema Quipux, procesa la solicitud.
Administrador del Sistema Quipux, ubica link para descarga.
Cliente interno descarga el archivo, se extrae información al computador o al dispositivo donde vaya almacenar los documentos respaldados.

CONSIDERACIONES ESPECIALES:

1. Las solicitudes se atenderán en orden de llegada al sistema.
2. La entrega de la información dependerá del número de archivos solicitados.
3. El plazo máximo para la descarga de los archivos será de 5 días calendario, si estos no han sido descargados en ese tiempo son eliminados en forma automática.

INSTRUCTIVO PARA SOLICITAR EL RESPALDO DE DOCUMENTOS PERSONALES GENERADOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUIPUX.

 

 

Revise información publicada en blog sobre Quipux

Calendario de capacitación sobre el sistema de gestión documental Quipux, 2020/03/02-06

El presente curso permitirá que las Autoridades y Directivos de la Universidad  adquieran las habilidades y conocimientos suficientes para enviar, recibir, archivar, editar, entre otros, oficios firmados electrónicamente en la Universidad por medio del sistema de gestión documental Quipux desde la comodidad de su oficina.

Beneficios del uso del sistema de Gestión Documental Quipux

Agilitar el proceso de envío y recepción de documentos en la Universidad por medio del sistema Quipux.

Ahorro de tiempo y dinero evitando el desplazamiento del personal a realizar trámites fuera de la misma.

Conservar los documentos en formato digital, con la perspectiva de minimizar el archivo físico de documentos.

Intercambiar experiencias entre los participantes de distintas Áreas.

Para consolidar en la Universidad el uso del Sistema de Gestión Documental Quipux-UCE las autoridades han establecido el siguiente cronograma de capacitación, en el Aula de Capacitación de DTIC del 2 al 6 de marzo de 2020 en los horarios de 9:00 a 11:00 y 11:00 a 13:00.

Por favor Descargue: Calendario de capacitación sobre el sistema de gestión documental Quipux  

La Capacitación se desarrollará  en grupos:
03/02 Autoridades, Decanos y Subdecanos
03/04 Representantes al HCU, actualizado
03/03 Directores de Carrera
03/04 Directores de Carrera
03/05 Directores y Jefes Departamentales
03/06 Personal administrativo de Direcciones y Dependencias (Quién registra la Documentación)

Por favor planifique su capacitación

El proceso para la Implementación del Sistema de Gestión Documental es posible con el compromiso de la Comunidad Universitaria. 

Se han desarrollado procesos de capacitación del Sistema de Gestión Documental Quipux- UCE a las áreas de la Universidad que han solicitado y al personal informático de las Facultades.

El personal informático de las Facultades es el primer nivel de consultas sobre la utilización del sistema en cada Facultad.

Revise por favor

Gestión Documental UCE

"La necesidad de implementar un sistema de gestión documental en la Universidad Central del Ecuador (UCE) surge debido a la dificultad de administración y almacenamiento de documentos..."  

Capacitación Gestión Documental UCE, 2019/07/22

"Se identificó la necesidad de fortalecer en la Universidad el uso del Sistema de Gestión Documental UCE por lo que iniciamos con una presentación a los Funcionarios Informáticos de las Facultades, para luego implementar en las Facultades y Direcciones de la Universidad..."

Sistema de Gestión Documental, tips para su implantación

"Se define la gestión documental como el conjunto de procesos a realizar para administrar documentos y archivos dentro de una organización apoyados en un conjunto de normas técnicas y prácticas...."

Luego de la Capacitación, las personas que deseen están invitadas a una visita guiada al Data Center 
Tiempo estimado 30 minutos

Por favor revise publicación: Data Center

Sistema de gestión documental Quipux - Pruebas de Firma Electrónica, 2021/01/26

Invitanos a probar la nueva funcionalidad:

De acuerdo al Circular Nro. UCE-VAF-2021-0001-C, de 07 de enero de 2021, suscrito por el señor Vicerrector Administrativo y Financiero, en el que indica que las autoridades, funcionarios y servidores públicos (docentes, administrativos y trabajadores), que suscriben documentos en el ejercicio de sus funciones, deberán obtener obligatoriamente a su costo, un certificado de Firma Electrónica para persona natural válido, de acuerdo con la normativa que el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información.

El procedimiento para Firmar Electrónicamente los documentos oficiales dentro del Sistema de Gestión Documental Quipux UCE, para casos particulares que requieran ser firmados de manera electrónica, mediante token o archivo (aplicativo Firma EC) será el siguiente:

 

• Una vez realizadas las funciones de crear "nuevo" o "responder" un documento mediante Quipux, se procederá a "Firmar y Enviar" el documento como se ha venido realizando hasta ahora.
• Luego, desde la carpeta "Por Imprimir" antes de realizar él envio digital, se deberá descargar dicho documento para firmar electrónicamente mediante el aplicativo FirmaEC, mismo que deberá ser instalado en su equipo oportunamente.
• Una vez firmado el documento con FirmaEc, en la Carpeta "Por Imprimir" se deberá cargar el documento firmado a Quipux como anexo, desde el perfil propietario "Jefe de Área" del documento.
• Realizar el proceso de Enviar desde la carpeta "Por Imprimir".

Una vez se tenga instalado un servidor de firma electrónica dentro del Quipux Institucional, el proceso será automático. Cabe mencionar que este proceso se encuentra aún en desarrollo.

 

No conseguimos que MINTEL nos ayude para configurar, el Equipo técnico encargado del Sistema Quipux en DTIC realizó una muy buena investigación y tenemos los primeros resultados.