Estimados Señores Decanos, se comunica que se realizó la regularización en el Sistema de Gestión Documental Quipux, en las áreas que deben manejar bajo las Facultades, determinando lo siguiente:
- Las Coordinaciones que existen en Facultad, no se generan como áreas, debido a que son designaciones internas de cada Facultad.
- Las personas nombradas en coordinaciones, deben ir según sea el caso, bajo Decanato, Subdecanato o Secretario Abogado, indicando en su "Puesto Cabecera" el Nombramiento o designación.
- Los coordinadores, se encargarán de todo trámite, que luego será reasignado al Jefe de Área, para su revisión y posterior despacho.
- Cuando se trata de usuarios normales (Usuarios que no son Jefes), para trámites dentro de la misma Facultad, deberán realizar a través de un memorando, o si requiere fuera de la Facultad o Universidad, a través de un oficio mediante “Reasignación” al Jefe de Área para su revisión y despacho.
- Por inconvenientes encontrados en las Carreras NORMALES Y REDISEÑOS, se procederá a dejar una sola área por carreras de este tipo.
- Para trámites personales de usuarios normales hacia otras dependencias se podrá realizar a través de un oficio (por ejemplo solicitudes de certificados laborales); una vez generado el documento pulsar sobre "Firma y enviar" y revisar la carpeta "Por Imprimir"; descargar su documento y firmarlo físicamente, para luego hacer la entrega física del documento y también el envío digital.
Por lo tanto, las Áreas para Facultades se establece de la siguiente manera:
SIGLA-DECANATO | SIGLA-DEC
SIGLA-SUBDECANATO
| SIGLA-SUB
SIGLA-CARRERAS
(Según las carreras que oferte la facultad) | SIGLA-INICIALES DE LA CARRERA
SIGLA-SECRETARIO
ABOGADO (Según el género) | SIGLA-SA (Recomiendo generar dos plantillas según
el género de la Autoridad y cambiar oportunamente).
SIGLA-CONSEJO
DE POSGRADO | SIGLA-CPO (Autoridad Director)
SIGLA-DEPARTAMENTO
FINANCIERO |SIGLA-DF
SIGLA-LABORATORIO DE ENSAYO DE MATERIALES Y MODELOS | SIGLA-LEMM (EJEMPLO)
SIGLA-COMPRAS
PUBLICAS | SIGLA-CPUB (Crear solo de ser necesario)
El
resto de áreas que se generaron en Facultades, serán inactivadas, entre estas
tenemos: Vinculación, Titulación, Nivelación, Modalidad Distancia, Coordinación
Administrativa, Coordinación Académica, Control de Bienes, Talento Humano,
Docentes Facultad, entre otras.
Esta regularización permitirá un manejo Corporativo a nivel de la Universidad, con flujos de información estandarizados.
Por favor revise:
- "La necesidad de implementar un sistema de gestión documental en la Universidad Central del Ecuador (UCE) surge debido a la dificultad de administración y almacenamiento de documentos..."
- "Se define la gestión documental como el conjunto de procesos a realizar para administrar documentos y archivos dentro de una organización apoyados en un conjunto de normas técnicas y prácticas...."
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