Lineamientos para el manejo de la información, con la utilización de One Drive

Uno de los activos que tiene una organización, es la información.

Con el uso de los computadores, la capacidad de almacenamiento ha crecido de forma exponencial y las personas que necesitan compartir información se ha incrementado, es necesario desarrollar gestión del conocimiento que permita poder disponer de la información de una manera oportuna y ofrecer una alternativa para desarrollar un Plan de Continuidad del Negocio con respecto a la información, obtener respaldos.

Una labor, como responsable de la parte informática, es crear una cultura para el manejo adecuado de la información, por lo que comparto el resultado de la experiencia, que en particular ha permitido tener éxito para ubicar información y disponer de respaldo.

1.- Utilización de One drive

El 5 de junio de 2020 se publicó en el blog de DTIC Compartir archivos y carpetas de OneDrive,  con la documentación disponible en Ayuda de One Drive donde se presenta la literatura sobre Compartir archivos.

Se considera oportuno que la información que se gestiona en las áreas de la Universidad, se almacene en One Drive, por medio de Compartir archivos y carpetas.

2.- Organización de la información

Es necesario llevar una organización correcta en el Servidor de Archivos (one drive), la información relacionada con el trabajo diario que se desarrolla en el área, ya que, por cualquier eventualidad si se requiere utilizar a la información de trabajo, esta debe ser fácil de localizar.

Es por eso que se plantea y se ha definido una estructura donde de acuerdo a normas establecidas dentro del área, se guardará la información de trabajo de las áreas.

Esta estructura de almacenamiento de información, debe ser estrictamente seguida por todos los miembros del área, ya que de esta manera se podrá accesar a los directorios de trabajo y por ende a la información requerida en cualquier momento.

3.- Estructura de almacenamiento de información

La estructura definida para almacenar la información es la siguiente:

Considerando que la Dirección está organizada en Áreas, para el ejemplo 5.

Dirección

• Administración
• Secretaria
  
• Área de soporte tecnológico de hardware y software
• Área de proyectos de software y producción
  
• Área de desarrollo de software
  
• Área de Infraestructura tecnológicaÁrea de Seguridad informática

Para cada Área se debe crear, para cada año

Documentación 202n (202n corresponde al año, 2020)

• Oficios 2020 Respaldo de documentos Quipux
• Memorandos 2020 Respaldo de documentos Quipux
• Proyectos

202001 Proyecto inicia en Enero
202002 Proyecto inicia en febrero

• Normas y procedimientos
• Manuales
• Estadísticas

Ejemplo Proyectos

Los accesos se deben dar a los usuarios por Áreas, evitando el uso no autorizado.

La creación de los directorios y la asignación de accesos debe ser responsabilidad del Jefe del Área.

De existir un nuevo proyecto, se debe crear la estructura de almacenamiento de la información de acuerdo a las normas establecidas anteriormente.

4.- Respaldo

Ubicada la información en una estructura, la tarea de obtener un respaldo es más fácil.

Obtenga un respaldo periódicamente, al menos cada mes, cree un directorio respaldo y obtenga la copia de seguridad. Preferible en un dispositivo externo.

Respaldo

• 202006 Respaldo
• 202007 Respaldo

El tiempo que invierte en obtener el respaldo, son unos minutos, el beneficio que se genera compensa con creces esta inversión.

Verifique eventualmente que el respaldo esté bien obtenido.

Referencia

Organización de la información

Documento Organización de la información y respaldos